Por Juan Ignacio Martínez Franco

Es un hecho más que evidente que la información y los documentos juegan un papel fundamental en la historia de la humanidad, sin ellos, no sería posible conocer el origen, progreso, auge y caída de muchas culturas, tradiciones, religiones costumbres y todo tipo de prácticas ancestrales y de impacto para el ser humano, lo cual es posible gracias a la memoria conservada en los archivos.

No obstante, el conocimiento histórico que actualmente tenemos a nuestro alcance no hubiera sido posible sin el debido cuidado y preservación de todo tipo de información en documentos resguardados en múltiples archivos por obra y gracia de la mano de las personas.

La información a mutado de inscripciones en todo tipo de materiales a medios magnéticos y electrónicos, y es que en esta era de las tecnologías de la información sin darnos cuenta nos hemos convertido en una sociedad de la información con acceso a múltiples canales de transmisión y recepción de información, pero quizá, aun sin la conciencia clara de cómo cuidar nuestra información, documentos y archivos que a diario estamos migrando por diferentes vías de comunicación.

En el sector público el caso es aun más grave, cuando se realizan cambios en las administraciones y procesos de entrega – recepción, es muy común observar a servidores públicos declarando en diversos medios, que “no fue entregada información al recibir su encargo” “no se dejaron documentos” “todo se dejó en cajas abandonadas y amontonadas en pasillos” o de plano “no se encontró nada, ni información, ni documentos”.

Lo anterior significa que los servidores públicos poco han valorado la información contenida en todos los documentos que generan, resguardan o custodian, ya sean de naturaleza jurídica, administrativa, contable o de cualquier otra, en tal sentido, existen dos posibles causas, la primera: posiblemente el desconocimiento en temas de archivos y gestión documental, la segunda: que mediante la simulación del desconocimiento se busca ocultar todo tipo de acciones dolosas u omisiones que se cometieron durante determinado periodo de gobierno.

Las prácticas arcaicas de ocultar y destruir información o documentos públicos vendrá a disminuirse potencialmente con la entrada en vigencia de la Ley General de Archivos y la aplicación transversal de ésta con las Leyes de Transparencia y Acceso a la Información, de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados, de Responsabilidades de Servidores Públicos y aquellas en materia de Anticorrupción.

Se dice que va a disminuir porque el nuevo marco normativo en materia de Archivos establece las siguientes obligaciones para todas las entidades públicas:

  • Cumplir con los procesos de entrega recepción conforme a dicha Ley.

  • Atender todo lo que instruya el Sistema Nacional de Archivos como órgano máximo a nivel nacional.

  • Dar cumplimiento a las disposiciones emanadas de los Sistemas de Archivos por conducto de sus Consejos Locales.

  • Crear y poner en funcionamiento sus Sistemas Institucionales de Archivos.

  • Conformar sus Grupos Interdisciplinarios de Archivos.

  • Integrar su planeación archivista anual y cumplir con los informes que establece la Ley.

  • Designar al responsable de la Coordinación de Archivos.

  • Designar a los responsables de los Archivos de Tramite, Concentración y en su caso del Histórico.

  • Además de cumplir con todas las acciones señaladas para la valoración y conservación de los archivos.

No hay que perder de vista que las legislaciones de las entidades federativas en sus Leyes locales podrán incluir otras obligaciones para las entidades públicas, siempre que se respeten las bases y principios de la Ley General de Archivos.

A diferencia de otras legislaciones la Ley General de Archivos, además de un capitulo de sanciones administrativas, también establece un capitulo de delitos contra los archivos con penalidad de tres a diez años de prisión y multa de tres mil a cinco mil veces la unidad de medida (UMA), las causas que configuran los delitos son las siguientes:

  • Sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente, información y documentos de los archivos que se encuentren bajo su resguardo, salvo en los casos que no exista responsabilidad determinada en esta Ley;

  • Transfiera la propiedad o posesión, transporte o reproduzca, sin el permiso correspondiente, un documento considerado patrimonio documental de la Nación;

  • Traslade fuera del territorio nacional documentos considerados patrimonio documental de la Nación, sin autorización del Archivo General;

  • Mantenga, injustificadamente, fuera del territorio nacional documentos considerados patrimonio documental de la Nación, una vez fenecido el plazo por el que el Archivo General le autorizó la salida del país, y

  • Destruya documentos considerados patrimonio documental de la Nación.

Es necesario reiterar que la información, datos o cualquier tipo de caracteres contenidos en documentos resguardados en archivos gubernamentales no son propiedad de funcionarios y servidores públicos, son propiedad y patrimonio de la sociedad, el ciudadano en todo momento tiene el derecho a saber la verdad, de cómo, en que y porque fue gastado todo el dinero (recurso público) que se les asigna a las dependencias públicas.

El ciudadano tiene derecho a conocer la verdad sobre la actuación de las autoridades, criticar siempre que se detecten acciones ilegales por parte de empleados públicos y si es necesario denunciar todo tipo de conductas arbitrarias o autoritarias que considere que afectan a su persona, su familia o la sociedad.

Actualmente, la corrupción, impunidad, opacidad, falta de rendición de cuentas, son al flagelo que azota a la sociedad mexicana, con impacto a los grupos sociales más desprotegidos o en situación de vulnerabilidad, saber que la información y documentos que tiene el gobierno en sus oficinas no es de su propiedad y que además deben organizarla, cuidarla, conservarla y preservarla, es el primer paso para el ejercicio de los derechos a la verdad y la memoria, acceso a la información, libertad de expresión y muchos otros que son fundamentales como los civiles, políticos, económicos, sociales y culturales.